Chính sách bảo mật - Workira

Chính sách Bảo mật này (“Chính sách”) quy định cách thức Workira (“Chúng tôi”) thu thập, xử lý, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của Khách hàng và Người dùng (“Bạn”) khi sử dụng nền tảng Workira (https://workira.vn) và các dịch vụ liên quan.

1. Định nghĩa và Vai trò

Bên kiểm soát dữ liệu: Là Khách hàng (Doanh nghiệp/Tổ chức) sử dụng Workira. Khách hàng có toàn quyền quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu trên không gian làm việc (Workspace) của mình.
Bên xử lý dữ liệu: Là Workira. Chúng tôi thực hiện việc lưu trữ và xử lý dữ liệu theo ủy thác và thiết lập của Khách hàng trên hệ thống phần mềm.
Người dùng: Là các cá nhân (nhân viên) được Khách hàng cấp quyền truy cập và sử dụng hệ thống.

2. Các loại dữ liệu được thu thập và xử lý

Workira thu thập các thông tin sau để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất:

2.1. Dữ liệu do Khách hàng trực tiếp cung cấp

Thông tin đăng ký (Họ tên, email, số điện thoại, tên công ty), thông tin thanh toán, và các thông tin hỗ trợ kỹ thuật.

2.2. Dữ liệu vận hành (Workspace Data)

Các công việc (task), dự án, bình luận, tệp tin đính kèm, nội dung chat nhóm, lịch sử chấm công (time-tracking) do Người dùng tạo ra trong quá trình sử dụng dịch vụ.

2.3. Dữ liệu được tự động thu thập

Khi Bạn truy cập Workira, hệ thống có thể tự động ghi nhận địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, thời gian truy cập, và dữ liệu Cookies nhằm mục đích phân tích hiệu suất và tăng cường bảo mật.

2.4. Dữ liệu từ bên thứ ba (Tích hợp)

Nếu Bạn liên kết Workira với các dịch vụ khác (ví dụ: Google Workspace, Microsoft 365, Zalo, Slack), chúng tôi sẽ tiếp nhận dữ liệu từ các nền tảng này theo đúng phạm vi Bạn đã ủy quyền để thực hiện các tính năng tự động hóa (ví dụ: chuyển email thành task).

3. Chính sách dữ liệu với các Nền tảng (Google & Meta)

3.1. Đối với Google API

Workira tuân thủ nghiêm ngặt Chính sách dữ liệu người dùng Dịch vụ API của Google, bao gồm yêu cầu Giới hạn sử dụng (Limited Use).

Mọi thông tin Workira trích xuất từ tài khoản Google của Bạn chỉ được sử dụng duy nhất cho mục đích cung cấp tính năng trên nền tảng Workira (như đồng bộ lịch, tạo task từ email).

3.2. Đối với Meta (Facebook & Messenger)

Workira tuân thủ Chính sách nền tảng của Meta. Chúng tôi thu thập tin nhắn và bình luận từ Fanpage của Bạn thông qua API để hiển thị trong Unified Inbox, giúp Bạn quản lý công việc tập trung.

Bạn có thể yêu cầu xóa dữ liệu tích hợp này bất kỳ lúc nào theo Hướng dẫn xóa dữ liệu Facebook của chúng tôi.

4. Mục đích xử lý dữ liệu

Chúng tôi xử lý dữ liệu của Bạn cho các mục đích sau:

Cung cấp, duy trì và cải tiến các tính năng của nền tảng Workira.
Xử lý các giao dịch thanh toán và gửi thông báo về hóa đơn, dịch vụ.
Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng, khắc phục sự cố kỹ thuật.
Vận hành tính năng Trợ lý AI (tóm tắt văn bản, phân loại ưu tiên).
Phát hiện, ngăn chặn các hành vi gian lận hoặc vi phạm bảo mật.

(*) Dữ liệu AI chỉ được xử lý tạm thời trong không gian của Bạn và không được dùng để huấn luyện AI công cộng.

5. Lưu trữ và Bảo mật dữ liệu

Hạ tầng lưu trữ

Dữ liệu của Bạn được mã hóa và lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây Google Cloud – một trong những hạ tầng bảo mật nhất thế giới, tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế (ISO 27001, SOC 2). Workira tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam và sẵn sàng có biện pháp đáp ứng yêu cầu lưu trữ nội địa.

Bảo mật nội bộ

Việc truy cập vào dữ liệu của Bạn bị giới hạn nghiêm ngặt. Nhân viên Workira không được phép truy cập vào dữ liệu Workspace của Bạn trừ khi có sự đồng ý rõ ràng để hỗ trợ kỹ thuật.

6. Quyền của Chủ thể dữ liệu

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Bạn có các quyền sau đối với dữ liệu của mình:

Quyền được biết và Truy cập: Xem, trích xuất dữ liệu của mình trên hệ thống.
Quyền chỉnh sửa và Xóa: Cập nhật thông tin hoặc yêu cầu xóa vĩnh viễn (Quyền được lãng quên) dữ liệu khỏi hệ thống của chúng tôi.
Quyền rút lại sự đồng ý: Ngừng cho phép Workira xử lý dữ liệu bằng cách đóng tài khoản dịch vụ.

Để thực hiện các quyền này, Bạn có thể thao tác trực tiếp trên phần mềm hoặc liên hệ với chúng tôi qua email: contact@workira.vn.

7. Cập nhật Chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này theo thời gian. Mọi thay đổi lớn sẽ được thông báo cho Bạn qua email hoặc cảnh báo trên hệ thống trước khi có hiệu lực.