Căn bệnh "Sếp làm thay nhân viên": Vì sao giao việc qua Zalo đang âm thầm tàn phá doanh nghiệp Việt?

Cảnh báo: Sự "Tiện lợi" đang giết chết luồng công việc

Tại Việt Nam, văn hóa thảo luận qua nhóm chat là điều không thể thiếu. Theo một báo cáo từ Q&Me (2024), 92% người đi làm tại Việt Nam sử dụng ứng dụng Zalo trong giao tiếp công việc, vượt xa bất kỳ nền tảng chuyên dụng nào khác.

Tuy nhiên, mặt trái của sự tiện lợi này là sự đứt gãy thông tin trầm trọng. Khi một chỉ đạo được Sếp nhắn vào nhóm chat 20 người, nó sẽ nhanh chóng bị trôi đi sau 10 tin nhắn "Dạ sếp", "Vâng ạ", hoặc các tệp tin Word/Excel đính kèm bị ném vào mà không theo bất kỳ cấu trúc nào.

Hệ quả? Theo nghiên cứu toàn cầu của McKinsey, nhân viên làm việc trí óc hiện nay trung bình tốn 1.8 giờ mỗi ngày (tương đương 9.3 giờ mỗi tuần) chỉ để đi... tìm kiếm và thu thập thông tin. Bạn đang trả 20% lương cho nhân viên chỉ để họ lội lại nhóm chat tìm tệp tin gốc!

Tâm lý "Gọi dạ bảo vâng" và Cái bẫy của việc đùn đẩy trách nhiệm

Khác với văn hóa phương Tây với những bản Mô tả công việc (Role & Responsibility) cực kỳ rõ ràng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt thường làm việc theo kiểu "gia đình". Sếp thấy việc thì ném vào nhóm, ai rảnh thì làm.

Điều này dẫn đến một hội chứng tâm lý rất điển hình: Bệnh đùn đẩy và "Quên" trách nhiệm. Khi không có một Thẻ công việc (Task) nào ghi rõ tên người nhận, hạn chót thực sự, nhân viên sẽ mặc định: "Sếp nhắn chung chung chắc không phải việc khẩn của mình". Kết cục, chính Sếp lại là người phải xắn tay áo vào làm thay vì hạn chót đã sát.

Cách thay đổi: Đừng cấm nhóm chat, hãy "Chuyển đổi phễu"

Khuyên một doanh nghiệp Việt Nam từ bỏ các ứng dụng trò chuyện nhanh là điều bất khả thi. Lời khuyên thực tế hơn là Chuyển đổi phễu thông tin:

• Giao tiếp tức thời: Vẫn dùng chat để trao đổi nhanh, thảo luận ý tưởng.
• Quyết định và Giao việc: Bắt buộc phải đưa lên hệ thống quản lý tập trung. Không có thẻ công việc trên hệ thống = Không có việc được giao.

Với Workira, mọi cuộc trò chuyện đều có thể được chuyển thành một Nhiệm vụ có người chịu trách nhiệm rõ ràng chỉ với một lần bấm. Sếp có bảng tổng quan để biết nhiệm vụ nào đang trễ hạn mà không cần nhắn tin hỏi "Em ơi việc X đến đâu rồi?"

Nguồn tham khảo

• Q&Me (2024): Thói quen sử dụng ứng dụng nhắn tin tại Việt Nam
• McKinsey Global Institute: The Social Economy — Unlocking Value and Productivity