Nội dung bài viết
Khi một dự án chuyển đổi số thất bại, kết luận thường là "phần mềm không phù hợp" hoặc "nhân viên không chịu thay đổi". Cả hai đều là triệu chứng, không phải nguyên nhân.
Nguyên nhân gần như luôn nằm ở bước đầu tiên: khảo sát. Dưới đây là bốn kiểu sai hay gặp nhất.
Sai 1: chọn công nghệ trước khi hiểu vấn đề
Dự án bắt đầu bằng câu "mình nên dùng phần mềm nào" thay vì "chỗ nào đang tắc". Khi đã chọn công cụ trước, mọi buổi khảo sát sau đó vô tình biến thành việc đi tìm lý do để dùng công cụ đó.
Hệ quả là hệ thống chạy đúng như mô tả, nhưng giải quyết một vấn đề không phải vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp.
Sai 2: chỉ nghe cấp quản lý mô tả
Cấp quản lý mô tả quy trình như nó ĐÁNG LẼ phải chạy. Người trực tiếp làm mới biết nó ĐANG chạy thế nào.
Khoảng cách giữa hai bản mô tả này thường rất lớn, và toàn bộ những chỗ "lách" mà nhân viên tự nghĩ ra để công việc trôi được đều nằm trong khoảng cách đó. Bỏ qua chúng thì hệ thống mới sẽ chặn đúng những đường mà công việc vẫn đang đi.
Sai 3: khảo sát trên giấy, không xem dữ liệu thật
Một quy trình được vẽ đẹp trên sơ đồ có thể che mất chuyện dữ liệu thật đang rất bẩn: tên khách hàng viết ba kiểu, mã đơn trùng, ngày tháng nhập tay không theo định dạng nào.
Nếu không nhìn dữ liệu thật ở bước khảo sát, phần dọn dữ liệu sẽ nhảy ra giữa dự án và làm vỡ cả kế hoạch tiến độ lẫn báo giá.
Sai 4: định làm hết trong một lần
Dự án đặt mục tiêu thay thế toàn bộ cách làm cũ trong một lần bàn giao duy nhất. Đến lúc bàn giao thì nghiệp vụ đã đổi, người tham gia khảo sát ban đầu có thể đã nghỉ, và không ai còn nhớ vì sao lại chốt như vậy.
Chia thành các mốc ngắn, mỗi mốc có thứ dùng được ngay. Như vậy mới sửa hướng sớm được khi phát hiện hiểu sai. Mà kiểu gì cũng có chỗ hiểu sai.
Một buổi khảo sát đúng trông như thế nào
- Ngồi cùng người trực tiếp làm việc đó, không chỉ nghe mô tả lại.
- Ghi lại quy trình đang chạy thật, kể cả các bước "lách" ngoài quy định.
- Mở dữ liệu thật ra xem, không chỉ xem mẫu biểu.
- Xác định chỗ tốn thời gian nhất, và ước lượng nó tốn bao nhiêu giờ công. Bằng số, không bằng cảm giác.
- Chốt thứ tự sửa: làm gì trước cho hiệu quả nhất, làm gì để giai đoạn sau.
Và một kết luận hợp lệ của buổi khảo sát là "chưa cần phần mềm mới". Nếu đơn vị tư vấn của bạn chưa bao giờ đưa ra kết luận đó, hãy cân nhắc lại xem họ đang khảo sát hay đang bán hàng.
