Nội dung bài viết
Với doanh nghiệp dưới 50 người, một quyết định chọn phần mềm sai hiếm khi gây thiệt hại vì tiền bản quyền. Nó gây thiệt hại vì cả đội mất vài tháng nhập liệu hai nơi, rồi bỏ, rồi ngại thử lại thêm vài năm.
Lỗi 1: so sánh theo danh sách tính năng
Bảng so sánh tính năng luôn thắng về mặt cảm giác: bên nào nhiều dấu tích hơn thì trông tốt hơn. Nhưng bạn chỉ dùng khoảng 10% số đó. 90% còn lại chỉ làm màn hình rối thêm cho nhân viên.
Cách thay thế: viết ra ba việc bạn muốn làm được sau khi có phần mềm. Đánh giá mọi lựa chọn chỉ theo ba việc đó.
Lỗi 2: người quyết định không phải người dùng
Chủ doanh nghiệp chọn, nhân viên dùng. Người chọn nhìn báo cáo tổng. Người dùng nhìn màn hình nhập liệu. Hai góc nhìn khác hẳn nhau.
Trước khi chốt, hãy để ít nhất một người sẽ dùng hàng ngày thử nhập một ngày dữ liệu thật. Phản ứng của họ đáng tin hơn mọi buổi demo.
Lỗi 3: không hỏi chuyện lấy dữ liệu ra
Gần như không ai hỏi câu này lúc mua, và gần như ai cũng cần tới nó sau hai năm.
Hãy hỏi thẳng: tôi xuất được dữ liệu ra định dạng gì, có mất phí không, có cần liên hệ hỗ trợ mới làm được không. Nếu câu trả lời vòng vo thì đó là thông tin quan trọng nhất bạn thu được trong cả buổi.
Lỗi 4: mua gói lớn ngay từ đầu
Gói năm rẻ hơn gói tháng, và chiết khấu cho 50 người rẻ hơn cho 10 người. Đúng về đơn giá, nhưng nó biến một thử nghiệm thành một cam kết.
Bắt đầu nhỏ nhất có thể. Công cụ tốt thì mở rộng lúc nào cũng được. Không tốt thì bạn dừng mà không tiếc tiền đã trả. Không tiếc tiền chính là điều kiện để dừng đúng lúc.
Lỗi 5: bỏ qua chi phí không nằm trên báo giá
- Thời gian nhập dữ liệu cũ vào hệ thống mới.
- Thời gian đào tạo, và thời gian làm chậm lại trong lúc mọi người còn quen tay.
- Giai đoạn chạy song song hai hệ thống, thường kéo dài hơn dự tính.
- Người trong đội phải kiêm nhiệm hỗ trợ đồng nghiệp, lấy từ quỹ thời gian của việc chính.
Những khoản này thường lớn hơn phí phần mềm, và chúng là lý do vì sao một công cụ miễn phí mà cả đội chịu dùng vẫn rẻ hơn một công cụ trả phí bị bỏ sau ba tháng.
